Отдел продаж отеля: организация мероприятий

Директор по продажам отеля. Он занимается предварительными групповыми заказами на номера, поэтому должен быть в курсе всех планируемых кейтеринг-мероприятий.

Управляющие отелей. Они также являются основными организаторами подобных мероприятий и к тому же активно вовлечены в жизнь местного сообщества.

Корпоративный отдел продаж. Если, к примеру, какая-то организация проводила конференцию в Москве и остановилась по этому случаю в одном из отелей Radisson Hotel Group, не исключено, что она решит провести следующую конференцию в Санкт-Петербурге. Поэтому корпоративный отдел продаж отеля Radisson имеет список подобных организаций, которые могут и в этом году обратиться к ним. Это помогает назначать конкурентоспособные цены и предлагать потенциальным клиентам требуемые им услуги.

Бюро по организации конференций и приему гостей. Функции его состоят в поисках организаций и корпораций, у которых могут появиться интересы в этом городе. Чтобы все гостиницы были в равных условиях относительно развития своего рынка, бюро публикуют списки потенциальных клиентов отелей вместе с кратким перечнем их требований, чтобы менеджеры отдела продаж могли направить свои предложения.

Доски объявлений отелей-конкурентов. Такая информация обычно вывешивается в вестибюлях отелей. Прочитав заинтересовавшую его информацию, менеджер по продажам может позвонить организаторам соответствующего мероприятия, предложив им в следующий раз воспользоваться их услугами.

Приверженцы. Некоторые организации, особенно местные, предпочитают останавливаться в одном и том же месте. Если это сулит отелю выгоды, можно попытаться убедить тех, от кого зависит принятие решения о месте проведения мероприятия, воспользоваться их отелем еще раз.

Звонки «на всякий случай»

В периоды относительного затишья можно обзвонить потенциальных клиентов и спросить, не планируют ли они какие-либо мероприятия на ближайшие месяцы, т.е. просто напомнить об отеле и его прекрасных возможностях. Просто удивительно, как много информации можно получить (и передать) по телефону!

Для проведения совещаний и конференций менеджеры отдела продаж предварительно подтверждают наличие мест и предлагают меню и напитки. После этого приглашают клиентов осмотреть гостиницу для согласования проведения в ней подобного мероприятия.

Для проведения совещаний могут быть предложены разные варианты (стили) расстановки стульев в помещении. Наиболее распространены следующие варианты рассаживания.

Театральный. Стулья расставляются рядами, как в театре. Доступ к местам осуществляется через два боковых прохода, при этом аудиовизуальное оборудование располагается на специальной платформе или сцене. Иногда использование средств мультимедийной проекции наглядного материала вынуждает уменьшать число мест.

Классная комната. Как следует из названия, участникам, чтобы вести записи во время совещания, предлагаются легкие стандартные столы. Такое размещение требует втрое больше места, чем театральный вариант, и гораздо больше времени, чтобы расставить и убрать мебель.

Подковообразный. Такая схема расстановки используется, если между участниками предполагается большее взаимодействие, например, обучение или обмен опытом. Столик для выступающих, на котором может быть установлен проектор, видеомонитор ставится напротив внутреннего закругления подковы. Там же располагается выступающий или ведущий, в распоряжении которого могут быть классная доска (черная или белая) и набор листов крупного формата для демонстрации необходимой информации.

Обеденный. Для обеда гостей обычно рассаживают по восемь-десять человек за круглыми столами и по четыре — за квадратными. Конечно, число человек может быть и иным.